จัดระเบียบ OneDrive เพื่อใช้ฟรี

แนวคิดในการจัดระเบียบไฟล์และโฟลเดอร์บน OneDrive อย่างมีประสิทธิภาพ (เมื่อพื้นที่จำกัด)

---

1. หลักคิดสำคัญก่อนเริ่ม

หัวข้อ	คำอธิบาย
จัดระบบก่อนจัดเก็บ	อย่าคัดลอกไฟล์ทั้งหมดขึ้น Cloud แบบไม่คิดล่วงหน้า ให้จัดโครงสร้างก่อน
แบ่งตาม “ประเภท” + “เวลา”	ควรจัดทั้งตามลักษณะของไฟล์ และช่วงเวลา เพื่อค้นหาง่ายและลบง่าย
ใช้ Cloud เป็นพื้นที่ “งานปัจจุบัน”	ไม่ต้องเก็บทุกอย่างบน OneDrive ให้ใช้เหมือน “โต๊ะทำงานประจำวัน”
เลือก Sync แบบ Selective	Sync เฉพาะโฟลเดอร์ที่จำเป็นเพื่อประหยัดพื้นที่เครื่อง และพื้นที่ Cloud

---

2. โครงสร้างโฟลเดอร์ที่แนะนำ

2.1 แยกตามหน้าที่/หมวดการใช้งาน

/งานวิชาการ
  /สื่อการสอน
    /ปีการศึกษา 2567
      /วิชา 1101 445
      /วิชา 1101 302
  /บทความวิจัย
    /ตีพิมพ์แล้ว
    /ร่างกำลังเขียน
  /ประชุมและเอกสารราชการ
    /ใบลงเวลา
    /แผนงาน

**2.2 โฟลเดอร์ “เฉพาะกิจ” หรือ “งานชั่วคราว”

/ทำชั่วคราว (Temp)
/ดาวน์โหลดจาก Google Form

• ลบทุกเดือนหรือหลังใช้งาน

2.3 โฟลเดอร์ Backup ภายนอก

• สำรองไฟล์ขนาดใหญ่ เช่น วิดีโอ, ภาพความละเอียดสูง ไปยัง External HDD หรือ Google Drive (ถ้ามีพื้นที่ไม่จำกัด)

---

3. เทคนิคประหยัดพื้นที่ OneDrive

3.1 ใช้ “Files On-Demand” (เฉพาะ Windows/Mac Desktop App)

• เลือก Sync เฉพาะไฟล์ที่ต้องใช้บ่อย
• ไฟล์อื่นจะ “มองเห็นชื่อ” แต่ไม่กินพื้นที่ (จนกว่าจะคลิกเปิด)
• ตั้งค่าที่:
  OneDrive > Settings > Sync and Backup > Files On-Demand

---

3.2 ใช้ไฟล์ชนิดประหยัดพื้นที่

ประเภทไฟล์	ทางเลือกที่แนะนำ
เอกสาร Word / PPT	ใช้ .docx, .pptx และบีบรูปในไฟล์
รูปภาพ	ใช้ .webp หรือ .jpg ขนาดย่อ
วิดีโอ	แปลงเป็น .mp4 และบีบขนาดด้วย HandBrake

---

3.3 ตั้งโฟลเดอร์ “ลบทุก 30 วัน”

• สร้างโฟลเดอร์ชื่อ “CleanEveryMonth”
• ใช้งานเป็นโฟลเดอร์พักไฟล์ที่อาจไม่ต้องเก็บถาวร
  เช่น เอกสารกิจกรรมที่จบแล้ว

---

4. การตั้งชื่อไฟล์และโฟลเดอร์แบบมืออาชีพ

เทคนิค	ตัวอย่าง
ใช้วันที่ต้นชื่อ	2024-04-15_แบบฟอร์มเข้าร่วมอบรม.pdf
ใช้ชื่อย่อวิชา	1101_445_PlanLectures_Sem2_2567.pptx
ไม่เว้นวรรค	ใช้ _ หรือ - แทน
ใช้อักษรภาษาอังกฤษสำหรับชื่อระบบ	Minutes_Meeting-2567-Q2.docx

ทำให้จัดเรียงง่าย ค้นหาเร็ว และส่งต่อให้ผู้อื่นเข้าใจได้ทันที

---

5. ใช้ OneDrive + Google Drive ควบคู่ (ถ้าพื้นที่ไม่พอ)

แนวทาง	การใช้
OneDrive	เก็บไฟล์งานราชการ เอกสารปัจจุบัน ใช้ Office 365
Google Drive	สำรองวิดีโอเก่า, รูปภาพความละเอียดสูง, งานชิ้นใหญ่ที่ไม่ค่อยเปิด
External HDD/SSD	สำรองเอกสารที่ไม่ต้องใช้บ่อย แต่อยากเก็บระยะยาว

---

6. เครื่องมือเสริมที่ช่วยจัดการไฟล์

เครื่องมือ	ฟังก์ชัน
TreeSize Free	ตรวจสอบว่าโฟลเดอร์ใดใช้พื้นที่เยอะ (Windows)
QDir / Commander One	จัดการไฟล์แบบ 2-pane
Canva / Notion / Obsidian	ใช้เก็บไฟล์ที่เป็นงานออกแบบ/ความคิด/บันทึก แยกจากงานเอกสาร

---

7. สรุปแนวคิด: คิดให้เหมือน “บ้าน + โต๊ะทำงาน”

• OneDrive = โต๊ะทำงานปัจจุบัน
• Google Drive = ตู้เก็บของในบ้าน
• HDD สำรอง = ห้องเก็บของ
• โครงสร้างโฟลเดอร์ = ระบบจัดระเบียบในบ้าน

หากคุณทำให้ระบบไฟล์มีตรรกะชัด เช่น “งานปี 2566/บทความตีพิมพ์/งานส่งแล้ว”
คุณจะ ค้นหาไฟล์ง่าย ประหยัดพื้นที่ และลดความเครียดเมื่อต้องทำงานเร่งด่วน