เหนื่อยไหม? เวลาจะหาไฟล์งานแต่ละที ต้องนั่งไล่เปิดโฟลเดอร์ลึกๆ เหมือนลุยถ้ำหาสมบัติ 😵💫
ถ้าเบื่อการใช้ Google Drive แบบยุ่งเหยิง มาทำให้มันเป็น คลังงานสุดเป๊ะ ที่หาอะไรก็เจอใน 3 คลิกกันเถอะ!
วิธีนี้ไม่ยากเลยน้า~ แถมชีวิตดีขึ้นจนอยากทำตั้งนานแล้วด้วย!
1. ตั้งชื่อไฟล์ให้มีระบบก่อนเลย 🗂️
กฎทอง: ตั้งชื่อไฟล์ให้เห็นแล้วรู้เรื่องทันที
ลองใช้สูตรนี้ดู:
- วันที่ + คำอธิบายสั้นๆ เช่น
2025-04-19_สรุปรายงานการประชุม2025-04-20_แบบร่างบทความวิจัย
หรือถ้าเป็นโปรเจกต์เฉพาะ ก็ตั้ง Prefix ขึ้นต้นไปเลย เช่น
THESIS_บทที่3_วิเคราะห์ข้อมูลDESIGN_แบบบ้านชั้นเดียวเวอร์ชั่น2
ข้อดี:
- ค้นไฟล์ได้จากชื่อ
- เรียงตามวันที่อัตโนมัติ
- ดูแค่ชื่อก็รู้ว่าใช่ไฟล์ที่หาไหม
2. สร้างโฟลเดอร์ใหญ่ๆ แล้วแบ่งโฟลเดอร์ย่อยๆ 🏡
อย่าโยนไฟล์ทุกอย่างรวมกันไว้ที่ “My Drive”!
ให้ตั้งโครงสร้างโฟลเดอร์ให้ดีตั้งแต่ต้นเลย
ตัวอย่างง่ายๆ:
- 📚 งานเรียน
- ปี 1 / ปี 2 / ปี 3 / ปี 4
- วิชา A / วิชา B / วิชา C
- 🧑💻 งานส่วนตัว
- Resume
- Portfolio
- 🏢 งานออฟฟิศ
- โปรเจกต์ A
- โปรเจกต์ B
- ไฟล์ประชุม
เคล็ดลับ: ชื่อโฟลเดอร์ก็ตั้งแบบชัดๆ เช่นเดียวกับไฟล์นะ
3. ใช้ “Starred” ไฟล์ที่สำคัญสุดๆ ⭐
Google Drive มีระบบ “ดาว” ให้เรา “ติดดาว” ไฟล์ที่ใช้บ่อยๆ
- คลิกขวาที่ไฟล์ → กด “Add to Starred”
- เวลาจะหา ก็กดแท็บ Starred แล้วไฟล์ที่ต้องใช้บ่อยจะอยู่ตรงนั้นเลย
เหมาะมากกับ: ไฟล์โปรเจกต์ปัจจุบัน, ไฟล์ส่งงานด่วน, ไฟล์รายงานรายสัปดาห์
4. ใช้ Search ให้เป็น ไม่ต้องเปิดโฟลเดอร์เยอะ 🔍
Google Drive มีระบบค้นหาเทพๆ มากๆ (เหมือนเสิร์ช Google นั่นแหละ) แค่ใช้ลูกเล่นเล็กๆ นี้:
- พิมพ์คำในชื่อไฟล์
- หรือใส่คำสำคัญที่อยู่ในเนื้อหาไฟล์
- หรือกด ลูกศรเล็กๆ ข้างช่องค้นหา เพื่อค้นแบบละเอียด เช่น หาเฉพาะไฟล์ PDF, ไฟล์จากเพื่อน, ไฟล์อัปโหลดช่วง 7 วันที่ผ่านมา
Tip: ใส่ประเภทไฟล์ด้วยเช่นtype:pdf รายงานประจำเดือน
จะช่วยค้นได้ไวโคตรๆ!
5. แบ่งสิทธิ์แชร์ไฟล์อย่างเทพ 🔗
เวลาแชร์ไฟล์ให้คนอื่น ดูให้ชัวร์ว่าตั้งสิทธิ์ถูก
- ถ้าแค่ดูได้: เลือก Viewer
- ถ้าอยากให้แก้ไขได้: เลือก Editor
- ถ้าอยากคอมเมนต์อย่างเดียว: เลือก Commenter
ทำให้ไฟล์ไม่โดนแก้มั่ว หรือหลุดมือไปแบบไม่ตั้งใจ
Note: อย่าลืมตั้ง “Anyone with the link” ถ้าไม่อยากให้เพื่อนลำบากล็อกอิน
สรุปส่งท้าย 🎯
การทำให้ Google Drive เป็นคลังงานที่เป็นระเบียบ ไม่ใช่เรื่องยากเลยนะ
- ตั้งชื่อไฟล์ให้ดี
- แยกโฟลเดอร์ให้ชัด
- ใช้ดาวติดไฟล์ด่วน
- ใช้ฟีเจอร์ค้นหาแบบโปร
- แบ่งสิทธิ์แชร์ไฟล์แบบปลอดภัย
เท่านี้เอง!
ชีวิตการเรียน การทำงาน จะลื่นไหลเหมือนมีเลขาฯ ส่วนตัวมาช่วยจัดระเบียบทุกวันเลย 💼🌈