ถ้าอยากทำฟอร์มที่ไม่ใช่แค่ “เก็บข้อมูล” แต่สามารถ
“ส่งใบรับรอง”, “ออกเอกสารอัตโนมัติ” หรือ “สร้างไฟล์ตามแบบฟอร์ม” ได้ด้วย
ต้องรู้จักการจับคู่พลังของ Google Forms + Autocrat!
บอกเลยว่าโปรมาก ทั้งที่ทำได้ง่ายมาก! ✨
1. Google Forms คืออะไรนะ? 🤔
Google Forms = ตัวช่วยสร้างฟอร์มออนไลน์ง่ายๆ เช่น
- แบบสอบถาม
- แบบลงทะเบียน
- แบบประเมินความพึงพอใจ
ข้อดี:
- ฟรี
- ใช้งานง่าย
- เก็บข้อมูลลง Google Sheets อัตโนมัติ
แต่… ถ้าอยากให้ฟอร์ม “ทำมากกว่าแค่เก็บข้อมูล” ต้องใช้ Autocrat เสริม!
2. Autocrat คืออะไร? 🛠️
Autocrat คือ Add-on (ปลั๊กอินเสริม) สำหรับ Google Sheets
ช่วย:
- สร้างไฟล์เอกสารอัตโนมัติจากข้อมูลในฟอร์ม
- ส่งไฟล์เหล่านั้นทางอีเมลให้ผู้กรอกฟอร์ม
สรุป: “กรอกฟอร์มเสร็จ → ได้เอกสารตอบกลับสวยๆ ไปเลยโดยไม่ต้องทำเอง!”
3. เริ่มทำฟอร์มออนไลน์มือโปรใน 5 ขั้นตอน 🚀
ขั้นที่ 1: สร้าง Google Forms
- เข้า https://forms.google.com/
- กด “แบบฟอร์มเปล่า” หรือใช้เทมเพลต
- ตั้งคำถาม เช่น
- ชื่อ-นามสกุล
- อีเมล
- คำตอบที่ต้องการเก็บข้อมูล
Tip: อย่าลืมตั้งให้เก็บอีเมลอัตโนมัติถ้าอยากส่งเอกสารตอบกลับ!
ขั้นที่ 2: เชื่อมกับ Google Sheets
- ใน Google Forms → กด “ตอบกลับ” → “สร้างสเปรดชีต”
- จะได้ Google Sheets ใหม่ ที่บันทึกข้อมูลทุกครั้งที่มีคนกรอกฟอร์ม
ขั้นที่ 3: ติดตั้ง Autocrat
- เปิด Google Sheets → ไปที่ Extensions → Add-ons → Get add-ons
- ค้นหา “Autocrat” แล้วติดตั้ง
(ฟรี ใช้ได้เลย!)
ขั้นที่ 4: ตั้งค่า Autocrat เพื่อสร้างเอกสาร 📄
- เปิด Autocrat → กด “Launch”
- กด “New Job”
- เลือก Template Document (สร้าง Google Docs หรือ Slides เปล่าๆ ไว้ก่อน)
- ใน Template ให้ใส่
<<ตัวแปร>>เช่น<<ชื่อ>>,<<อีเมล>>
เพื่อให้มันแทนค่าจากฟอร์ม
- ใน Template ให้ใส่
- จับคู่ตัวแปรใน Template กับคอลัมน์ใน Google Sheets
ขั้นที่ 5: ตั้งค่าให้ Autocrat ทำงานอัตโนมัติ 🕰️
- ตั้งให้ Run on Form Submit (ทำงานทันทีที่มีคนกรอกฟอร์ม)
- ตั้งค่า ส่งเอกสารทางอีเมล (เลือก Column ที่มีอีเมล)
เสร็จแล้ว! 🎉
ทุกครั้งที่มีคนกรอกฟอร์ม → ระบบจะส่งไฟล์เอกสารให้ทันทีแบบมืออาชีพ
4. ตัวอย่างการใช้งานจริง 🎯
| ใช้ทำอะไร | ตัวอย่างฟอร์ม+Autocrat |
|---|---|
| ส่งใบรับรองอบรม | ฟอร์มลงทะเบียนอบรม + ออก Certificate ทันที |
| ส่งใบสมัครเข้าร่วมกิจกรรม | ฟอร์มสมัครแข่ง + ออกใบตอบรับ |
| สรุปผลแบบสอบถาม | ฟอร์มประเมินกิจกรรม + สร้างรายงานส่งหัวหน้า |
ดูโปรเหมือนมีทีมงานทำ ทั้งที่จริงๆ ตั้งไว้ครั้งเดียวจบ! 🎯✨
5. ข้อควรระวังนิดนึง 🛑
- อย่าลืมตั้งค่าให้เก็บอีเมลผู้กรอก (ไม่งั้น Autocrat จะส่งไฟล์ให้ไม่ได้)
- Template ที่ใช้ควรตั้งค่าให้สวยๆ ตั้งแต่ต้น เช่น ใส่โลโก้ องค์กร / มหาวิทยาลัย / ทีมงาน
สรุปส่งท้าย 🎯
Google Forms + Autocrat = คอมโบเทพทำฟอร์มออนไลน์แบบมือโปร!
- เก็บข้อมูล
- ออกเอกสารอัตโนมัติ
- ส่งอีเมลตอบกลับทันที
ตั้งครั้งเดียว → ทำงานซ้ำๆ อัตโนมัติไปตลอดได้เลย! 🚀✨