เครื่องมือสรุปข้อมูลที่ทรงพลังที่สุดใน Excel ที่คุณอาจยังไม่เคยใช้!
Pivot Table (หรือ “ตาราง Pivot”) เป็นหนึ่งในฟีเจอร์ที่ดีที่สุดใน Excel สำหรับการ สรุป วิเคราะห์ และจัดกลุ่มข้อมูลจำนวนมาก โดยไม่ต้องเขียนสูตรใด ๆ
คุณสามารถหายอดรวม ยอดเฉลี่ย เปรียบเทียบตามกลุ่ม หรือสร้างรายงานได้ง่ายในไม่กี่คลิก
ทำความเข้าใจ Pivot Table คืออะไร?
Pivot Table คือเครื่องมือที่ใช้ สรุปข้อมูลจากตารางข้อมูลดิบ (Raw Data) เช่น ตารางบันทึกการขาย, รายการสินค้า, ข้อมูลลูกค้า ฯลฯ
คุณสามารถลากชื่อคอลัมน์มาวางเพื่อจัดกลุ่ม วิเคราะห์ หรือสร้างสรุปได้อัตโนมัติ
ตัวอย่างข้อมูลดิบ (Raw Data)
| วันที่ | พนักงาน | เขตการขาย | ยอดขาย (บาท) |
|---|---|---|---|
| 01/01/2025 | สมชาย | เหนือ | 5,000 |
| 02/01/2025 | สุพัตรา | กลาง | 8,000 |
| 02/01/2025 | สมชาย | เหนือ | 7,500 |
| 03/01/2025 | สุพัตรา | กลาง | 6,000 |
ขั้นตอนการสร้าง Pivot Table
1. เลือกข้อมูลดิบทั้งหมด
คลุมข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการวิเคราะห์ (รวมชื่อหัวตาราง)
หรือคลิกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในตารางข้อมูลก็ได้
2. ไปที่เมนู Insert > PivotTable
- Excel จะเปิดหน้าต่างถามว่าให้สร้าง Pivot Table จากช่วงไหน
- แนะนำให้เลือก “New Worksheet” เพื่อดูง่าย
3. หน้าต่าง Pivot Table Fields
จะมีช่องให้ลากชื่อคอลัมน์ไปยัง 4 ส่วนหลัก:
- Rows (แถว): กำหนดหัวข้อหลักที่จะแสดงเป็นแถว เช่น พนักงาน, เขต
- Columns (คอลัมน์): หัวข้อที่จะจัดเป็นคอลัมน์ เช่น เดือน
- Values (ค่า): ค่าที่จะรวม เช่น ยอดขาย (สามารถเปลี่ยนเป็น “Sum”, “Average”, “Count” ได้)
- Filters (ตัวกรอง): กรองข้อมูล เช่น เฉพาะเดือน ม.ค.
ตัวอย่างการใช้งาน Pivot Table
กรณีที่ 1: สรุปยอดขายรวมต่อพนักงาน
- ลาก “พนักงาน” ไปที่ Rows
- ลาก “ยอดขาย” ไปที่ Values
=> จะได้ตารางแสดงยอดขายรวมของแต่ละพนักงาน
กรณีที่ 2: สรุปยอดขายแยกตาม “เขตการขาย” และ “พนักงาน”
- ลาก “เขตการขาย” ไปที่ Rows
- ลาก “พนักงาน” ไปที่ Columns
- ลาก “ยอดขาย” ไปที่ Values
=> จะได้ตารางเปรียบเทียบยอดขายของแต่ละพนักงานในแต่ละเขต
กรณีที่ 3: ใช้ Filter เพื่อเลือกช่วงวันที่
- ลาก “วันที่” ไปที่ Filters
=> สามารถเลือกดูเฉพาะช่วงเวลาที่ต้องการ เช่น แค่เดือนมกราคม
เคล็ดลับการใช้งาน Pivot Table
● เปลี่ยนชนิดการคำนวณ
คลิกที่ช่องใน Values แล้วเลือก Value Field Settings เพื่อเปลี่ยนจาก Sum เป็น Count, Average, Max, Min ฯลฯ
● เพิ่มหลายค่าพร้อมกัน
คุณสามารถลาก “ยอดขาย” ลงไปที่ Values ได้หลายครั้ง และตั้งให้แสดงเป็นยอดรวมและค่าเฉลี่ยพร้อมกันได้
● จัดรูปแบบจำนวนเงินหรือเปอร์เซ็นต์
คลิกขวาที่ตัวเลขใน Pivot Table แล้วเลือก Format Cells เพื่อใส่รูปแบบให้ดูมืออาชีพ
● อัปเดตข้อมูลอัตโนมัติ
ถ้าคุณแก้ไขข้อมูลต้นฉบับ ต้องคลิกขวาที่ Pivot Table แล้วเลือก Refresh เพื่อให้ข้อมูลในตารางอัปเดต
ตัวอย่างการใช้งานจริง
- รายงานยอดขายประจำเดือน
- สรุปจำนวนผู้เข้าร่วมอบรมแยกตามแผนก
- วิเคราะห์ค่าคะแนนของนักเรียนแยกตามห้อง
- สรุปยอดค่าใช้จ่ายของแต่ละประเภทในโครงการ
สรุปส่งท้าย
Pivot Table คือเครื่องมือสำคัญในการสรุปข้อมูลอย่างมืออาชีพ โดยไม่ต้องเขียนสูตรซับซ้อน
หากคุณทำงานกับข้อมูลจำนวนมาก Pivot Table จะช่วยให้คุณประหยัดเวลา สร้างรายงานสวยงาม และสามารถใช้ร่วมกับกราฟ, Slicer, หรือแม้แต่ Dashboard ได้อย่างยืดหยุ่น