ทำงานเร็วขึ้นแบบโปร ไม่ต้องเป็น Excel Master ก็เก่งได้!
Microsoft Excel ไม่ได้เป็นแค่โปรแกรมคำนวณธรรมดา แต่เป็นเครื่องมือทรงพลังที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานแทบทุกสายอาชีพ ไม่ว่าคุณจะอยู่ในสายบัญชี การตลาด วิศวกรรม งานวิจัย หรืองานเอกสารทั่วไป การรู้เทคนิคการใช้ Excel ที่ถูกต้องและรวดเร็วจะช่วยประหยัดเวลาและลดความผิดพลาดได้มหาศาล
บทความนี้รวม 10 เทคนิคเด็ดที่ทุกคนควรรู้ สำหรับการใช้ Excel ในการทำงานประจำวัน
1. ใช้ Ctrl + Shift + ลูกศร เพื่อเลือกข้อมูลรวดเร็ว
ไม่ต้องลากเมาส์เลือกยาว ๆ อีกต่อไป
Ctrl + Shift + ↓= เลือกจนถึงแถวสุดท้ายของข้อมูลCtrl + Shift + →= เลือกจนถึงคอลัมน์สุดท้าย
Tip นี้เหมาะมากเวลาจะ Copy หรือจัด Format ทีละหลายๆ เซลล์
2. ใช้ Flash Fill เติมข้อมูลอัตโนมัติตาม Pattern
เช่น ต้องการแยกชื่อ–นามสกุล, แปลงวันที่, รวมข้อความ
ไปที่เมนู Data > Flash Fill หรือกด Ctrl + E
ตัวอย่าง:
| คอลัมน์ A (Full Name) | คอลัมน์ B (First Name) |
|---|---|
| Somchai Suksawat | Somchai |
| Supansa Meesri | Supansa |
3. ใช้ $ ในสูตรเพื่อยึด Cell คงที่ (Absolute Reference)
เวลาทำสูตรที่ต้องล็อกเซลล์ เช่น =A1*$B$1
จะช่วยให้ลากสูตรได้ง่ายโดยไม่ต้องแก้ไขตำแหน่งทีละจุด
$A$1 = แถว+คอลัมน์คงที่ / A$1 = แถวเปลี่ยน คอลัมน์คงที่
4. VLOOKUP และ XLOOKUP หาค่าจากตาราง
ใช้ดึงข้อมูลจากอีกตาราง เช่น รหัสสินค้า > ชื่อสินค้า
VLOOKUP(ค่าที่หา, ตารางข้อมูล, คอลัมน์ที่ต้องการ, FALSE)XLOOKUP(ค่าที่หา, คอลัมน์ค้นหา, คอลัมน์ผลลัพธ์)(Excel เวอร์ชันใหม่)
5. ใช้ Pivot Table สรุปข้อมูลได้ภายในคลิกเดียว
ไปที่ Insert > Pivot Table แล้วลากข้อมูลลงช่องต่าง ๆ
สรุปยอดขาย, ยอดรวม, เฉลี่ย ตามเดือน, ลูกค้า, เขต ฯลฯ ได้ง่าย
เหมาะกับการสรุปข้อมูลจำนวนมากอย่างมือโปร
6. ใช้ Conditional Formatting เน้นข้อมูลสำคัญ
ไปที่ Home > Conditional Formatting
เช่น
- ไฮไลต์ค่าที่มากกว่า 100
- แสดงแถบสีความรุนแรง (Data Bars)
- ระบายสีแถวสลับ หรือข้อมูลที่ซ้ำ
7. ใช้ IF และ AND/OR เขียนสูตรตามเงื่อนไข
ตัวอย่าง:=IF(A2>100, "ผ่าน", "ไม่ผ่าน")
หรือใช้ซ้อนเงื่อนไข=IF(AND(A2>100, B2="พร้อม"), "อนุมัติ", "ไม่อนุมัติ")
8. ใช้ TEXT ฟอร์แมตตัวเลขหรือวันที่
เช่น=TEXT(A1, "dd/mm/yyyy")=TEXT(A1, "#,##0.00")
ใช้เพื่อให้แสดงวันที่หรือจำนวนเงินในรูปแบบที่ต้องการ
9. แปลงตารางเป็น Table เพื่อเพิ่มฟังก์ชัน
เลือกข้อมูลแล้วกด Ctrl + T
ข้อมูลจะกลายเป็น Table ที่มีชื่ออ้างอิงอัตโนมัติ + ตัวกรอง + เพิ่มแถวอัตโนมัติ
Table ยังสามารถใช้ในการเขียนสูตรที่ชัดเจนและไม่พลาด
10. ปักหมุดหัวตารางด้วย Freeze Panes
ไปที่ View > Freeze Panes เพื่อให้หัวตารางอยู่กับที่เวลาเลื่อนลง
เหมาะกับไฟล์ที่มีข้อมูลหลายแถว ไม่ต้องเลื่อนขึ้นไปอ่านหัวตารางอีก
สรุปท้ายบทความ:
Excel ไม่ได้ยากอย่างที่คิด ขอแค่รู้เทคนิคพื้นฐานที่ถูกจุด คุณก็จะทำงานเร็วขึ้น ประหยัดเวลา และลดข้อผิดพลาดได้มาก ถ้าเริ่มต้นจาก 10 ข้อนี้ รับรองว่า Excel จะกลายเป็นเครื่องมือทรงพลังที่สุดบนโต๊ะทำงานคุณ
ต่อยอดเพิ่มเติม (Advance Users):
- Power Query สำหรับรวมและจัดการข้อมูลจากหลายแหล่ง
- Power Pivot สำหรับสร้างโมเดลข้อมูล
- การใช้ Macros และ VBA สำหรับงานอัตโนมัติขั้นสูง
หากคุณชอบบทความนี้ กดแชร์ให้เพื่อนร่วมงานที่ยังพิมพ์มือทีละช่องรู้บ้างนะครับ!
หรือหากต้องการบทความชุด “สูตร Excel แบบมือโปร”, “Excel สำหรับการทำบัญชี”, หรือ “กราฟและ Data Visualization ใน Excel” ก็สามารถคอมเมนต์ไว้ได้เลย