ต่อยอดจากพื้นฐานสู่ความชำนาญในโลกของ Excel
หลังจากที่เราได้เรียนรู้ 10 เทคนิคพื้นฐานไปแล้วในตอนที่ 1 ภาคนี้เราจะมาเจาะลึกเทคนิค ระดับกลางถึงก้าวหน้า ที่จะทำให้คุณ ทำงานซับซ้อนน้อยลง และ เข้าใจโครงสร้างข้อมูลดีขึ้น พร้อมทั้งสร้างงานนำเสนอที่ดูดีอย่างเป็นมืออาชีพ
11. ใช้ F4 ทำซ้ำคำสั่งเดิม
เมื่อคุณเปลี่ยนสีเซลล์, ใส่เส้นขอบ หรือทำการจัด Format อะไรก็ตาม
แค่กด F4 ก็จะทำซ้ำคำสั่งเดิมในเซลล์ใหม่ได้ทันที
Tip นี้ช่วยลดการคลิกซ้ำ ๆ และเพิ่มความเร็วแบบเห็นผลทันที
12. ใช้ Remove Duplicates ลบค่าซ้ำในพริบตา
เลือกข้อมูล > ไปที่ Data > Remove Duplicates
ระบบจะช่วยลบค่าซ้ำโดยอัตโนมัติ โดยคุณสามารถเลือกว่าจะดูเฉพาะบางคอลัมน์หรือทั้งแถว
13. ใช้ Data Validation สร้างรายการดรอปดาวน์
เพื่อควบคุมการป้อนข้อมูลให้เป็นระเบียบ เช่น รายชื่อพนักงาน, แผนก, ประเภทสินค้า
- ไปที่
Data > Data Validation - เลือก “List” แล้วกำหนดช่วงข้อมูลที่ต้องการ
14. ใช้ COUNTIF / SUMIF รวมข้อมูลตามเงื่อนไข
=COUNTIF(A2:A100, "ผ่าน")=SUMIF(B2:B100, ">100")
เหมาะสำหรับงานตรวจสอบเอกสาร, ยอดขาย, หรือการจัดกลุ่มข้อมูลตามเกณฑ์
15. ใช้ CONCATENATE หรือ TEXTJOIN รวมข้อความหลายเซลล์
เช่น รวมชื่อ + นามสกุล หรือรหัสสินค้า + รุ่น
=CONCATENATE(A2, " ", B2)- หรือถ้าเป็น Excel เวอร์ชันใหม่:
=TEXTJOIN(" ", TRUE, A2, B2, C2)
16. ใช้ FILTER แสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ
หากคุณใช้ Excel 365 หรือ Excel เวอร์ชันใหม่
สูตร =FILTER(A2:B100, B2:B100="ภาคเหนือ")
จะช่วยแสดงเฉพาะแถวที่ตรงเงื่อนไข เหมือนมี Pivot Table แบบสด
17. ใช้ Named Ranges ตั้งชื่อช่วงข้อมูล
แทนที่จะใช้ =SUM(A2:A10)
คุณสามารถตั้งชื่อช่วงว่า ยอดขาย แล้วเขียนว่า =SUM(ยอดขาย)
ช่วยให้สูตรอ่านง่าย และจัดการข้อมูลได้สะดวก
18. ใช้ Ctrl + ; (semi-colon) และ Ctrl + Shift + : ใส่วันที่และเวลาแบบเร็ว
Ctrl + ;= ใส่วันที่วันนี้Ctrl + Shift + := ใส่เวลาปัจจุบัน
เหมาะสำหรับบันทึกข้อมูลรายวันโดยไม่ต้องพิมพ์เอง
19. ใช้ Format Painter คัดลอกการจัดรูปแบบ
เลือกเซลล์ที่มีฟอร์แมตที่ต้องการ แล้วกด ปุ่มแปรง (Format Painter)
จากนั้นคลิกหรือลากไปยังเซลล์อื่นๆ เพื่อใช้ฟอร์แมตแบบเดียวกัน
20. ตั้งค่าป้องกันการแก้ไขด้วย Sheet Protection
เพื่อป้องกันผู้ใช้งานไม่ให้ลบสูตรหรือเซลล์สำคัญ
ไปที่ Review > Protect Sheet
สามารถเลือกล็อกเฉพาะบางส่วน หรือกำหนดรหัสผ่านไว้ก็ได้
สรุปส่งท้ายภาค 2
การใช้ Excel ไม่ใช่แค่การใส่สูตร แต่คือการ “ออกแบบระบบข้อมูล” ให้ตอบโจทย์การทำงานที่แม่นยำและเร็วขึ้น เทคนิคในภาค 2 นี้คือการพาคุณ “ก้าวข้ามจากผู้ใช้ธรรมดา” สู่การเป็นผู้เชี่ยวชาญ Excel ในที่ทำงาน
หากคุณใช้เทคนิคเหล่านี้เป็นประจำ งานจะเร็วขึ้นมากกว่าเดิมหลายเท่า!
หากคุณอยากไปต่อในระดับ Advance เช่น
- เขียนสูตรหลายชั้นซ้อนกัน
- ใช้ Power Query แปลงข้อมูลข้ามไฟล์
- ทำ Dashboard อินเตอร์แอคทีฟด้วย Slicers และ Charts
ติดตาม ภาค 3: Excel Advance Tips สำหรับคนอยากโปร! เร็ว ๆ นี้